Prindi leht

Põllumajandusameti privaatsuspõhimõtted


Põllumajandusametile (edaspidi PMA) on oluline, et Teie isikuandmed oleksid kaitstud ja oleks tagatud Teie eraelu kaitse ning puutumatus. PMA privaatsuspoliitika kirjeldab muuhulgas millist eraelulist teavet meile järelevalvetoimingute, kontrollide jm tegevuste käigus
satub, kuidas me seda kasutame, avaldame, edastame ja kaitseme (sh ka Teie eraelulised andmed, nagu näiteks telefoninumber, meili- või koduaadress). Sellist informatsiooni on meil põhjendatult vaja seadusega pandud ülesannete täitmiseks.

Oma tegevuse läbipaistvuse tagamiseks  avalikustame ainult selle osa Teid puudutavast informatsioonist, milleks kohustavad meid õigusaktid (seadused ja määrused). PMA on kasutusele võtnud kõik vajalikud meetmed, et tagada Teie eraelu kaitse ja puutumatus järgides andmekaitset ja privaatsust reguleerivaid õigusakte.

Allpool selgitame pikemalt, millist eraelulist teavet PMA valdusesse satub ja kuidas me seda hoiame, avaldame ning kaitseme. Juriidiliste isikute ja teiste asutuste andmete hoidmist PMA privaatsuspoliitika ei puuduta. Samuti ei hõlma see isikuandmete töötlemist välistel võrgulehtedel, millele meie kodulehelt viidatakse (välislingid).


1.      ISIKUANDMETE KOGUMINE JA KASUTAMINE PMA-S
PMA kätte satub Teie eraeluline info, kui kasutate PMA poolt pakutavaid avalikke teenuseid, puutute kokku järelevalve toimingutega või suhtlete PMA-ga mõnel muul moel.

PMA on volitatud töötlejaks mitmele riiklikule registrile ja andmekogule ning nende registrite põhimääruses on toodud ära ka andmete koosseis sh. tekkida võivad isikuandmed. Meie valdusesse sattunud eraeluliste andmete töötlemine toimub allpool toodud juhtumitel.
 

 1.1 Teiega suhtlemine
Teie poolt saadetud dokumendid registreeritakse ja seal hulgas võidakse salvestada ka teatav hulk isikuandmeid. Teie kodu- ja meiliaadressi ning telefoninumbri peame kirja panema Teiega infovahetuse pidamiseks. Samuti kasutame isikuandmeid lepinguliste suhete täitmisel.
Me võime kasutada isikuandmeid Teiega suhtlemiseks, näiteks teabe edastamiseks PMA selliste toodete ja teenuste kohta, mida Te kasutate, või kliendi rahulolu-uuringute korraldamiseks. Samuti Teie informeerimiseks sektoris aset leidnud sündmuste (nt erakorralised ohuolukorrad), muudatuste või uuenduste kohta, mida vajate oma põllumajandusalastes tegevustes ning toimingutes.

1.2  Selgitustaotlusele, märgukirjale, teabenõudele vastamine

Isikuandmeid kasutame Teie pöördumisele vastamiseks. Kui olete saatnud meile selgitustaotluse/märgukirja/teabenõude, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle sinna asutusse, teavitades sellest kohe ka Teid.

Saabunud ja väljasaadetavad dokumendid avalikustame oma kodulehel dokumendiregistri jaotuse all. Teie eraelulisi isikuandmeid me oma kodulehel ei avalikusta, määrates neile juba registreerimise hetkel juurdepääsupiirangu. Eraelulist informatsiooni sisaldavaid dokumente väljastame asutusele või isikule, kellel on seaduse järgne õigustatud huvi seda välja nõuda (nt kohtueelne menetleja või kohus).  Teie nime kuvame dokumendiregistri avalikus vaates viisil - eesnime täht ja perekonnanimi (näiteks: J. Kask). Kui keegi tahab Teie ja PMA vahelise kirjavahetusega tutvuda teabenõude teel, siis saadame ainult selle osa dokumendist, mis ei puuduta isikuandmeid. Kindlasti ei väljasta me Teie isiklikke kontaktandmed nagu e-posti aadress või telefoninumber.  

1.3  Kaebuse, vaide läbivaatamine

 Teie isikuandmeid kasutame asja lahendamiseks. Teisele osapoolele avaldame kaebuse/vaide esitaja isikuandmeid üksnes minimaalselt, asja lahendamiseks hädavajalikus mahus.

Kui olete saatnud meile kaebuse või vaide, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle võimalusel sinna, teavitades sellest kohe ka Teid.

Kasutame dokumentide kättetoimetamisel aadressandmeid, mida isik on ise meile avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.

Vaided ja kaebused ning vastused neile (vaideotsused, kaebustele vastused)  registreeritakse PMA dokumendihaldussüsteemis,  kus andmetele rakendatakse eraisikutele kehtivaid juurdepääsupiiranguid.

 
 1.4  Järelevalve-, taotluspõhised- ning  riiklike registrite ja andmekogude pidamisega seotud toimingud

Seoses järelevalve-, taotluspõhiste ning riiklike registritega ja andmekogudega seotud toimingutega tekib PMA valdusesse teatav hulk isikuandmeid. Nendeks toiminguteks võivad olla näiteks:

·         maaparanduses taotluspõhised toimingud  (load, kooskõlastused, infotaotlused jt maaparanduse valdkonnaga seotud toimingud);

  • seemnete sertifitseerimisega seotud toimingud;
  • tuulekaeraga saastunud alade andmekoguga seotud toimingud;
  • sortide registreerimisega seotud toimingud;
  • taimekaitsevahendite kasutamise järelevalvega seotud toimingud ja päringud;
  • taimekaitsevahendite registri toimingud;
  • taimetervise registri toimingud;
  • mahepõllumajanduse registriga seotud toimingud;

·         mahepõllumajanduse registri poolt väljastatav tõendav dokument;

  • puu- ja köögivilja turustavate ettevõtjate andmekogu toimingud;
  • väetiseregistri toimingud.

Eelpool kirja pandud toimingutega seoses tekib dokumente, millest osa registreeritakse dokumendihaldussüsteemis, järelevalveinfosüsteemis (JIS) ja osa riiklikes registrites ning andmekogudes. Informatsiooni, mis sisaldab eraelulist teavet ei avalikusta ja rakendame vajalikud juurdepääsupiirangud. Teid puudutavat teavet saate küsida teabenõude korras.

Oma kodulehel avaldame valdkondade jaotuse all PMA poolt tehtud ettekirjutused. Ettekirjutuste avalikustamisel eraisikute aadressandmeid ei avaldata. Ettekirjutuste andmed ei ole PMA kodulehelt ületekstiotsinguga leitavad, vaid on toodud konkreetse valdkonna juures failis.

  1.5  Väärteomenetlus

Väärteomenetluse läbiviimist reguleerib üksikasjalikult väärteomenetluse seadustik koos kriminaalmenetluse seadustikuga.

Väärteomenetluses osaleja andmed avaldame teistele menetlusosalistele ulatuses, mis on menetlusseadustikes ette nähtud ning asja lahendamiseks vajalik. Menetlusalune isik ja tema esindaja saavad materjalidega tutvuda menetlusseadustikes ettenähtud korras.  

PMA-s registreeritakse väärteo dokumendid dokumendihaldussüsteemis, mis on piiratud juurdepääsuga nii ameti sisemiselt kui väliselt. Väärteomaterjalid kantakse ka e-toimiku väärteomenetluse portaali.  

1.6 PMA-sse tööle kandideerimine

PMA-sse tööle kandideerimisel lähtume kandidaadi enda avaldatud teabest ning avalikest allikatest. Eeldame, et kandidaadi poolt soovitajatena nimetatud isikutega võime suhelda. Kandidaadil on õigus teada, milliseid andmeid me tema kohta oleme kogunud ning tal on õigus PMA kogutud andmetega tutvuda ja anda selgitusi-vastuväiteid
• Värbamisel: teiste kandidaatide andmeid ei avaldata;
• kandidaatide andmed on juurdepääsupiiranguga info ka ameti sees ja nendele on ligipääs ainult värbamisega seotud valikukomisjoni liikmetel;
• kandideerimise andmetele saavad kolmandad isikud (sh pädevad asutused) juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel;
mittevalituks osutunud kandidaatide andmeid säilitame pärast konkursi lõppemist 1 aasta, kui Te ei ole avaldanud soovi oma andmete pikemaks säilitamiseks.
 
1.7 Avalike teenuste arendamine
Me võime kasutada Teie isikuandmeid oma avalike teenuste ja infosüsteemide arendamiseks. Oma süsteemide ja teenuste arendamisel kasutame enamjaolt vaid koond- ja statistilisi andmeid. Teie isikuandmeid võime kasutada näiteks teenuste arendamisega seotud küsitlusteks ja rahuloluuuringuteks.

1.8 PMA kodulehe külastamisega seotud külastusstatistika
PMA kodulehte külastades ja sealt informatsiooni otsides salvestatakse automaatselt külastusstatistika kogumise eesmärgil Teie arvuti IP aadress. Neid andmeid töödeldakse ainult üldise külastusstatistika tegemise eesmärgil ning erandkorras kuriteokahtluse korral. Iga kuu külastuste detailne logi kustutatakse automaatselt järgneva kuu lõpus.

2. Isikuandmete avaldamine ja kaitse

PMA ei avalda meile teatavaks saanud isikuandmeid  ilma Teie selgesõnalise loata, välja arvatud juhul, kui me oleme selleks kohustatud tulenevalt õigusaktides sätestatust (nt kriminaalmenetlus). Kolmandatele isikutele oleme kohustatud Teie isikuandmed edastama, kui selleks on õigustatud huvi.

Teie isikuandmed, mis on kantud PMA andmekogudesse ning mille avalikustamise kohustus on kõikidel avaliku sektori asutustel, ei lähe avalikuks, vaid me rakendame infotehnoloogilisi, füüsilisi ning organisatsioonilisi lahendusi, kaitsmaks Teie eraelulist infot ning takistamaks volitamata juurdepääsu sellele. PMA-s on välja töötatud juhendid ja põhimõtted, mis kohustavad kõiki töötajaid hoidma neile teatavaks saanud  eraelulist informatsiooni saladuses. PMA infosüsteemides on rakendatud meetmed, mis võimaldavad piirata isikuandmete avaldamist.

 3. Isikuandmete SÄILITAMINE

PMA säilitab meile kirjavahetuses ja riiklikes menetlustoimingutes teatavaks saanud informatsiooni seaduses ettenähtud tähtajani. Dokumentide säilitamise tähtajad oleme määranud oma dokumentide loetelus, mis on kinnitatud PMA peadirektori 26.01.2010  käskkirjaga nr 1-2/12.  Mõned näited dokumentide säilitustähtaegadest: kirjavahetuse dokumendid sõltuvalt teemast 5-10 aastat ja teabenõuded  5 aastat.

Pärast dokumendi  või andmete säilitamise vajaduse möödumist dokumendid ja/või andmed nende kohta registris hävitatakse nõuetekohaselt sellele spetsialiseerunud hävitamisteenuse osutaja poolt. Samuti kustutatakse infosüsteemidest pärast säilitustähtaja möödumist Teie isikuandmeid puudutavad andmed.

 
4 . andmetega tutvumine

Teil on õigus teada, millised Teie kohta kogutud isikuandmed on PMA valduses.  Andmetega tutvumiseks tuleb Teil esitada meile avaldus, kus Teie isikusamasus on tuvastatav. Andmed väljastame võimalusel Teie poolt soovitud viisil. Mahukate paberkandjal dokumentide koopiate

valmistamisel võib PMA küsida alates 21 leheküljest tasu 0,19 € lehe eest. Mahukate andmefailide saatmisest elektrooniliselt võib PMA keelduda, sest serveritel võivad olla mahupiirangud. Sellisel juhul tuleb kokku leppida muu andmekandja kasutamine. Andmete väljastamise või keeldumise põhjenduse saadame Teile hiljemalt 5 tööpäeva jooksul peale avalduse laekumist.

PMA võib keelduda Teile isikuandmete väljastamisest, kui see võib:

1)      tekitada  kahju teisele isikule;

2)      takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist;

3)      raskendada kriminaalmenetluses tõe väljaselgitamist.